¿Qué hacer para que tu flujo de aprobación fluya más eficientemente?

¿Tu procedimiento interno de contratación está lleno de controles? ¿Cuánto tiempo lleva convertir tu solicitud en una orden de compra? ¿Cómo puedes acelerar el proceso de pedido a pedido sin afectar el equilibrio entre eficiencia y control?

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Estas y otras tareas que una empresa se enfrenta día a día suelen llegar a ser un foco rojo si no se cuentas con un buen flujo ¿cierto?

Una de las estrategias clave es hacer que cada una de tus cadenas de aprobación sean lo más cortas posible.

Puedes hacerlo aprovechando la tecnología y extendiendo la confianza a tus empleados.

Seamos claros y prácticos, hoy por hoy la tecnología es un gran aliado, siempre y cuando sea efectiva, de lo contrario solo incrementamos el problema.

Estos son algunos consejos que puedes poner en práctica para mejorar tu flujo de aprobación y hacer felices a tus clientes internos:

  • Haz tratos con tus proveedores para obtener los mejores precios para los artículos de compra frecuente. De esa forma, puedes clasificarlos como elementos «preaprobados» por adelantado y el proceso de solicitud se acelera desde el principio.
  • Promover la transparencia y la rendición de cuentas. Establece presupuestos y hazlos visibles a los empleados, para que puedan ver cómo le está yendo al departamento en comparación con el presupuesto. Eso les ayuda a tomar buenas decisiones de compra y compartir la responsabilidad del gasto.

Vuelve a evaluar tu cadena de aprobación interna y considera los siguientes ajustes:

  • Intenta predeterminar todo al nivel de aprobación más bajo posible, incluidas las autoaprobaciones. Proporciona límites de autoaprobación a tu equipo y empodéralos a comprar con su propio presupuesto.
  • Descarta a los aprobadores que no agreguen valor al proceso. Pregúntate si su contribución es más de un observador o, efectivamente, de un rol de aprobador.
  • Crea un flujo de aprobación personalizado para gastos de capital, en lugar de forzar que los gastos operativos pasen por la misma cadena extensa.
  • Deja que los aprobadores participen cuando sea necesario y de acuerdo con su responsabilidad presupuestaria. Los gerentes a cargo de un presupuesto multimillonario no deben ser molestados con la aprobación de un par de miles.

Monitorea el proceso regularmente. Concéntrate en lo gastado a lo largo del tiempo, en lugar de revisar cada solicitud en detalle. Verifica el tiempo entre la solicitud del empleado y la orden de compra.

REFERENCIAS: Prezi || YouTube || Abasteo

Aquí viene entonces un socio importante que te pueda ofrecer una herramienta tecnológica que te ayude con este proceso importante que es el flujo de aprobación, entre otras cosas.

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Soluciones como las que brinda Coupa Advantage te puede permitir ofrecerte la posibilidad de ajustar tus cadenas de aprobación y además puedes tener informes en tiempo real y lo mejor de todo, tener una visión general del presupuesto y los gastos de tu organización.

Dentro de su propuesta te toparás con Requisition to Order Time (Requisición para solicitar una orden a tiempo) lo que te da una de las métricas de eficiencia del proceso que se rastrea concretamente dentro de Coupa Benchmark.

En la plataforma de Coupa Advantage puedes convertir las solicitudes de los empleados en órdenes de compra en el sistema en 11.6 horas.

De esta forma, pones a trabajar e tu favor el binomio tecnología-empleado obteniendo un proceso más eficiente en tu flujo de aprobación.

Entra a Abasteo

Buscando un centro de coworking ¿cuál es el más adecuado para ti?

Cuando busques un centro de coworking que sea el más adecuado para ti, vale la pena que te hagas las siguientes preguntas:

a) ¿A qué tipo de comunidad quieres unirte?

  • Incubadoras y aceleradoras para start-ups
  • Entornos de coworking comunitario (oficinas compartidas para hacer conexiones individuales  y apoyarse mutuamente)
  • Oficinas atendidas o con un espacio de continuidad de negocio
  • Espacio excedente convertido en espacio específico o espacio de trabajo gestionado
  • Makerspaces

b) ¿Cuán importante es que tenga en su área…?

  • ¿Servicio de comida? ¿Café? ¿Servicios de copia? ¿Servicios de audio y video? ¿Áreas para poder tener reuniones privadas?

c) ¿Necesita espacio para …?

  • ¿Individuos? ¿pequeñas empresas? ¿espacio de conferencias para empresas locales? ¿incubación para la creación de empresas?

d) ¿Qué tipo de acceso quieres?

e) ¿Es la seguridad una preocupación?

f) ¿Qué estás dispuesto a pagar?

Además de los aspectos sociales y comunitarios del coworking, muchos operadores ofrecen oportunidades de aprendizaje:

  • Existen aquellas propuestas en donde se ofrecen cursos sobre liderazgo, yoga y varios lenguajes de programación.
  • Las propuestas más dirigidas hacia crear espacios de coworking para emprendedores con clases abiertas a la comunidad.
  • Y las artes también se hacen presentes cuando se ofrecen eventos como una noche con un futurista, talleres educativos y cursos sobre codificación, todo en su centro de coworking.

Colegios y universidades también se están uniendo al juego de coworking.

Algunas de ellas llegan a ofrecer espacios de coworking, oficinas privadas, asientos de laboratorio y “garajes” de inicio junto con comodidades que incluyen una cafetería, salas de reuniones de alta tecnología, acceso a instrumentos y equipos de laboratorio y redes y eventos para inversores.

Y para ponerlo más atractivo aún, trabajan directamente con las empresas por lo que se convierte en pequeñas incubadoras.

FUENTES: YouTube || Network Oficinas || Entrepeneur

Con todas estas opciones de espacio, ¿cómo decide uno qué es lo mejor?

Bueno, está surgiendo un movimiento al estilo Airbnb en donde algunas empresas ya están haciendo coincidir trabajadores y lugares de trabajo con el clic de un botón y a través del teléfono inteligente.

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Están ofreciendo un servicio que incluye espacios de coworking, salas de conferencias e incluso oficinas completas.

Es así como surgen y se van especializando los centros de coworking por lo que constantemente están evolucionando más allá del sector tecnológico.

Hay centros que se centran en la comunidad de fabricantes, diseño de modas, contabilidad, música, fitness y más.

Desde espacios pequeños hasta las grandes corporaciones, muchos son los actores que están surgiendo alrededor de esta nueva modalidad de reunirse, trabajar y crear.

En México las cosas también se están multiplicando alrededor de este movimiento y surgen cada vez más opciones para poner a tu alcance esta nueva alternativa.

Hoy en día puedes encontrar tranquilamente lugares donde se ofrecen espacios de coworking en Reforma, Polanco o Altavista, lugares que por sí solos son inaccesibles para mucho
hs y a través de esta alternativa, cuentas con un espacio para desenvolverte.

Así las cosas y se van a poner aún mejor.

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