¿Qué hacer para que tu flujo de aprobación fluya más eficientemente?

¿Tu procedimiento interno de contratación está lleno de controles? ¿Cuánto tiempo lleva convertir tu solicitud en una orden de compra? ¿Cómo puedes acelerar el proceso de pedido a pedido sin afectar el equilibrio entre eficiencia y control?

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Estas y otras tareas que una empresa se enfrenta día a día suelen llegar a ser un foco rojo si no se cuentas con un buen flujo ¿cierto?

Una de las estrategias clave es hacer que cada una de tus cadenas de aprobación sean lo más cortas posible.

Puedes hacerlo aprovechando la tecnología y extendiendo la confianza a tus empleados.

Seamos claros y prácticos, hoy por hoy la tecnología es un gran aliado, siempre y cuando sea efectiva, de lo contrario solo incrementamos el problema.

Estos son algunos consejos que puedes poner en práctica para mejorar tu flujo de aprobación y hacer felices a tus clientes internos:

  • Haz tratos con tus proveedores para obtener los mejores precios para los artículos de compra frecuente. De esa forma, puedes clasificarlos como elementos «preaprobados» por adelantado y el proceso de solicitud se acelera desde el principio.
  • Promover la transparencia y la rendición de cuentas. Establece presupuestos y hazlos visibles a los empleados, para que puedan ver cómo le está yendo al departamento en comparación con el presupuesto. Eso les ayuda a tomar buenas decisiones de compra y compartir la responsabilidad del gasto.

Vuelve a evaluar tu cadena de aprobación interna y considera los siguientes ajustes:

  • Intenta predeterminar todo al nivel de aprobación más bajo posible, incluidas las autoaprobaciones. Proporciona límites de autoaprobación a tu equipo y empodéralos a comprar con su propio presupuesto.
  • Descarta a los aprobadores que no agreguen valor al proceso. Pregúntate si su contribución es más de un observador o, efectivamente, de un rol de aprobador.
  • Crea un flujo de aprobación personalizado para gastos de capital, en lugar de forzar que los gastos operativos pasen por la misma cadena extensa.
  • Deja que los aprobadores participen cuando sea necesario y de acuerdo con su responsabilidad presupuestaria. Los gerentes a cargo de un presupuesto multimillonario no deben ser molestados con la aprobación de un par de miles.

Monitorea el proceso regularmente. Concéntrate en lo gastado a lo largo del tiempo, en lugar de revisar cada solicitud en detalle. Verifica el tiempo entre la solicitud del empleado y la orden de compra.

REFERENCIAS: Prezi || YouTube || Abasteo

Aquí viene entonces un socio importante que te pueda ofrecer una herramienta tecnológica que te ayude con este proceso importante que es el flujo de aprobación, entre otras cosas.

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Soluciones como las que brinda Coupa Advantage te puede permitir ofrecerte la posibilidad de ajustar tus cadenas de aprobación y además puedes tener informes en tiempo real y lo mejor de todo, tener una visión general del presupuesto y los gastos de tu organización.

Dentro de su propuesta te toparás con Requisition to Order Time (Requisición para solicitar una orden a tiempo) lo que te da una de las métricas de eficiencia del proceso que se rastrea concretamente dentro de Coupa Benchmark.

En la plataforma de Coupa Advantage puedes convertir las solicitudes de los empleados en órdenes de compra en el sistema en 11.6 horas.

De esta forma, pones a trabajar e tu favor el binomio tecnología-empleado obteniendo un proceso más eficiente en tu flujo de aprobación.

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